Heute möchte ich zu Wissensbewahrung in Unternehmen schreiben. Dabei beziehe ich mich auf einen Artikel aus: Koch, M.; Richter, A. (2009): Enterprise 2.0 Planung, Einführung und erfolgreicher Einsatz von Social Software in Unternehmen, Oldenbourg Verlag, München, Seite 116 ff. © bei den Verfassern.

Im Wesentlichen wird in der genannten Fallstudie beschrieben, wie die Stadt Erlangen (insbesondere im Bereich Geoinformationssystem (GIS)) im Zuge der Erhöhung der Effizienz in ihren Verwaltungsprozessen Web 2.0-Ansätze nutzt und die Arbeitsprozesse zu vereinfachen versucht. Als Problemstellung wurden schnell folgende Punkte identifiziert:

• Schnellere Einarbeitung neuer Mitarbeiter
• Effizienter Zugriff auf Daten
• Schaffung von Transparenz
• Lernen aus Erfahrungen
• Multipler und vernetzter Zugriff auf die Daten
• Integration des Wissens in die IT und die tägliche Arbeit

Im besonderen Fokus stand hierbei dem Verlust des Wissens und der Erfahrungen von älteren Arbeitnehmern im Zuge ihrer Pensionierung, etc. entgegenzutreten und dieses Wissen nachhaltig für kommende Generationen zu speichern. Aus diesem Grund wurde von der Stadt ein Prozess angestoßen in dessen Verlauf eine fertige Lösung für Wissensmanagement entwickelt werden sollte. So begannen relativ früh die Arbeiten an einer MindMap. Diese sollte das Erfahrungswissen als Wissenslandkarte visualisieren. Schnell wurde deutlich, dass diese nicht klein werden würde, da sie Themen wie “Das Wichtigste in Kürze”, “Ansprechpartner”, “Projekte und Projektablauf”, “Organisation”, “Infrastruktur”, etc. enthielt. Letztlich kamen so über 1.000 Hinweise auf über 10 Meter Papier zusammen.

Um dieses Wissen dann weiter wachsen zu lassen wurde diese MinMap von einem dritten Unternehmen in ein Wiki übernommen. Hierdurch konnten automatisch Querverweise, etc. eingerichtet werden. Als Wiki-System kommt TWiki zum Einsatz. Zu Beginn war die Nutzerzahl auf Fachadministratoren und “Power-User” beschränkt. Im weiteren Verlauf wurden aber auch Regeln zur Unterstrukturierung und Aktualisierung der Daten geschaffen und das System Stück für Stück für weitere Mitarbeiter geöffnet.

Als Erfolgsfaktoren wurden in der Studie folgende Punkte genannt:

• Schnelle Schaffung von Akzeptanz unter den Anwendern
• Nutzer müssen zur Beteiligung ermutigt werden
• Die Rahmenbedingungen (z.B. Arbeitszeiten, etc.) müssen an die neuen Arbeitsweisen angepasst werden
• Es benötigt eine langfristige Zufriedenheit unter den Nutzern
• Das Wissen muss transparent sein
• Das Wiki muss in die tägliche Arbeit integriert werden
• Die Benutzer müssen die Kompetenz haben oder bekommen um das System bedienen zu können
• Durch intrinsische Motivation muss eine Begeisterung zur Wissensweitergabe unter den Anwendern geschaffen werden

Natürlich bedeutet so ein Wiki-System für die Endanwender einen nicht zu unterschätzenden Mehraufwand, allerdings ist der Wissenszuwachs durch ein solches System enorm. Ich selbst konnte dies schon während meiner Studienzeit erfahren, als wir die Mitschriften aller Kommilitonen in einem Wiki sammelten, ordneten, aufarbeiteten und zum Schluss wieder allen zur Verfügung stellten. In Unternehmen (oder Kommunen) bieten sich hier auch die Vorteile schneller Stabsübergaben bei Mitarbeiterwechseln an. Und ganz subjektiv betrachtet, wenn ein solches System erst einmal integriert ist und regelmäßig genutzt / gepflegt wird, sinkt der Arbeitsaufwand für die einzelnen Anwender schnell auf ein Minimum. Zumal sich dieses Wiki für die Mitarbeiter der Stadt Erlangen inzwischen zur einzigen Informationsquelle entwickelt hat. Sie wissen sofort wo sie suchen müssen, es gibt gegebenenfalls Verlinkungen auf andere weitere relevante Inhalte und jede Information ist so aktuell wie irgend möglich.

Ich fände es durchaus interessant zu wissen ob es noch weitere Städte / Kommunen gibt die solche Ansätze verfolgen und wie diese umgesetzt werden. In diesem Zusammenhang fände ich es aber auch spannend zu sehen, wie Regierungen (egal ob auf Landes- oder Bundesebene) mit ihrer Informationen umgehen. Bei großen Unternehmen ist es ja schon allgemein bekannt, das diese immer stärker auf Web 2.0-Möglichkeiten zurückgreifen.

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In den USA gibt es sie und vielleicht auch bald bei uns?
Schule 2.0. Also Schule übers Internet. Dazu muss man nicht morgens früh in den Schulbus steigen, sondern kann sich gemütlich zu Hause an den Computer setzen und die Aufgaben lösen. Fragen können dabei über einen Chat (elektronische Unterhaltung über das Internet) an Lehrer gestellt werden.
Die Frage, wie weit diese Entwicklung auch in Deutschland kommen wird, lässt sich noch nicht so ganz beantworten. Sicher ist aber, dass Anwendungen des Web 2.0 auch in der Schule angewendet werden können. Sicher ist bisher aber, das Kinder erstmal nicht um den Schulbus herum kommen. Bereits heute nutzen Kinder auch in der Schule das Internet zum Recherchieren, z.B. in Wikis oder Suchmaschinen. Allerdings fehlt es oft auch an geschulten Pädagogen und auch den Eltern fehlt es oft an ausreichender Medienkompetenz, um die Kinder bei ihren Ausflügen im Internet zu unterstützen.
Die Entwicklung bleibt aber auch in diesem Bereich abzuwarten, ganz nach dem Motto: Mal sehen, was kommt!

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… zählt zu der Gruppe der Arbeitsorganisation, aber auch zu den Social-Networks. Dabei möchten die 5 Betreiber der noch jungen Website (Start vor 4 Monaten) vorallem Studierende ansprechen und sie dazu anstiften sich in verschiedenen Gruppen (Studiengang, einzelne Fächer, etc.) zusammenzuschließen, Lernmaterialien auszutauschen, Termine zu verwalten, sich gemeinsam über das Studium abzustimmen, etc. Ein Fokus liegt auf dem gemeinsamen Lernen, um so den Druck der durch die neuen Bachelor- und Masterstudiengänge entstanden ist, zu verteilen und um das Studium etwas angenehmer zu gestalten. Am 16. Mai erreichte Sofatutor die 1.000er Mitgliedermarke und wird in Zukunft wohl genauso wie andere Angebote weiter wachsen. Zu einem beschreibenden Video kommt ihr hier.

Aus eigener Erfahrung kann ich auch berichten, dass es die Organisation und Absprache die in einem Studium nunmal notwendig ist wirklich erheblich erleichtert. Es müssen viel weniger E-Mails verschickt werden, die Daten liegen zentral und jeder kann darauf zugreifen wann er/sie Lust darauf hat.

Ach übrigens, einer der Projektmitarbeiter ist ein Absolvent des Internationalen Studiengangs Medieninformatik an der FHTW Berlin.

Weiterführender Link:
www.sofatutor.de

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Facebook ist das amerikanische Vorbild für StudiVZ. Diese Plattform gibt es schon ein paar Jahre länger. Dieser Vorsprung spiegelt sich auch im Umfang der Funktionen wieder. Auch hier gibt es die aus StudiVZ bekannten Funktionen, wie Gruppen, Nachrichten und Profile, aber das ist nicht alles. Hier kann man zum Beispiel auch Videos veröffentlichen, den Marktplatz nach Büchern o.ä. durchsuchen oder aus tausenden von kleinen Anwendungen wählen, die man in sein Profil integrieren kann.

Neuerdings ist das eigentlich auf Englisch gestartete Facebook auch auf Deutsch abrufbar, sodass die meisten Funktionen nun auch zu verstehen sind, wenn man kein Englisch verstehen kann. Diese Überstzung gilt meist aber nur für die Standardfunktionen des Profils, da der Großteil der zusätzlichen Anwendungen von englischsprachigen Programmierern entwickelt werden.

Facebook lässt sich auch als Arbeitsplattform verwenden. Es können zum Beispiel Präsentationsfolien in eine Gruppe integriert werden oder Linksammlungen angelegt werden. Wenn ein Projekt nicht öffentlich gemacht werden soll, gibt es hier die Möglichkeit eine Gruppe unsichtbar für außenstehende Nutzer zu machen.

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Das Web 2.0 ist auch bei der Arbeitsorganisation und bei Arbeiten, die in einer Gruppe erledigt werden müssen hilfreich. Auf solchen Plattformen können Dateien ausgetauscht, Ideen und Quellen gesammelt werden. Außerdem kann man seine Termine im Überblick behalten und den verschiedenen Projekten zuordnen. Für einzelne Projekte lassen sich Gruppen anlegen, in denen sich die einzelnen Mitgliederer der Arbeitsgruppe zusammenfinden können. Es gibt auch die Möglichkeit der direkten Bearbeitung verschiedener Dateien innerhalb der Plattform, sodass die Dateien nicht runter- und wieder hoch geladen werden müssen. Natürlich unterscheiden sich die einzelnen Plattformen auch von einander, aber mehr dazu später…

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